Dématérialisation : Gestion electronique des documents ou Coffre-fort Numérique ?
Qu'est ce qu'un coffre-fort numérique ?
Il s'agit d'un espace d’archivage numérique personnel hautement sécurisé. Le coffre-fort numérique est un service tiers de confiance
Le coffre-fort numérique dispose d’un haut niveau de sécurité et de traçabilité qui lui permet de conférer une valeur probante aux documents archivés. Les fichiers déposés sont exclusivement accessibles pour les utilisateurs identifiés comme propriétaires du coffre.
Quelles sont les applications concrètes d'un coffre-fort électronique ?
Il peut :
- Permettre l'archivage légal numérique de factures électroniques avec une traçabilité
- Permettre l'archivage légal numérique de Bulletins de salaires électroniques avec une traçabilité
- Archiver des fichiers numériques avec une valeur probante
- Archiver des documents en provenance d'une GED ou d'un web service par connexion API
- Tracer l'ensemble des dépôts de documents effectués
- Signer nativement tous les documents déposés
- Garantir la confidentialité des documents
- Servir de boite aux lettres partagée et sécurisée entre plusieurs utilisateurs identifiés
- Proposer un versionning d'un même document
Il ne peut pas :
- Dématérialiser à lui seul des process ou des flux documentaires
- Alimenter une chaîne de validation
- Servir d'espace de stockage courant
- être une plateforme de travail collaboratif
- Indexer des documents
- Alimenter une GED en documents
- Permettre la modification de documents
Qu'est ce qu'une gestion electronique des documents (GED) ?
Le terme GED désigne les logiciels permettant la gestion de contenus documentaires.
Les logiciels de GED mettent principalement en œuvre des systèmes partagés d’acquisition, d’indexation, de classement, de stockage d’information, d’accès (navigation et recherche) et de diffusion des documents au sein d’une organisation. La GED est donc un outil d’organisation qui se connecte à votre système pour vous aider à faciliter ou automatiser la mise en œuvre de vos process documentaires.
Quelles sont les applications concrètes d'une GED ?
Elle peut :
- Centraliser les documents et flux documentaires
- Indexer et classer vos documents selon un plan de classement défini
- permettre de mettre en place des workflows
- Alimenter une chaîne de validation
- Etre une plateforme de travail collaboratif
- Être connectée à un service de signature Electronique
- Dématérialiser l'envoi / réception de courriers
- Etre connectée à tous vos outils de production documentaire
- Déposer des fichiers dans un système d'archivage numérique
Elle ne peut pas :
- Être un espace d'archivage pour vos documents
- Signer nativement vos fichiers numériques
- Être un service tiers de confiance
- Modifier des documents stockés dans coffre fort numérique
- Modifier un document signé électroniquement
Comment choisir la solution qui convient à mon organisation ?
Vous êtes une petite structure s'adressant à des professionnels, vous souhaitez sécuriser vos envois de factures ou de documents sensibles à vos clients
Votre priorité est de sécuriser le paiement de vos prestations, vous avez donc besoin d’être certain que vos clients reçoivent leurs document de facturation. De même vous avez besoin d’archiver ces mêmes documents pour une durée 10 ans, ce qui nécessite un espace dédié et sécurisé.
Notre plateforme de dématérialisation des factures dépose vos factures au format électronique dans un coffre-fort numérique mis à disposition de vos clients et les archivent dans un coffre-fort numérique d’entreprise.
En quelques clics vous livrez les factures de vos clients en masse ou unitairement et vous les archivez pour répondre à vos obligations légales. Un vrai gain de temps et d’espace associé à une large diminution du risque de perte liés aux incidents incendies ou à l’humidité qu’apprécieront toutes les petites structures.
Vous avez besoin d'optimiser votre temps ainsi que d'une sécurité et d'une confidentialité accrue dans vos process RH
Vous avez besoin de centraliser la gestion des vos documents RH pour l’ensemble de vos agences. La modernité, la sécurité, la traçabilité et la confidentialité font partie des valeurs intrinsèques de vos métiers. Vous avez également besoin d’archiver l’ensemble de ces informations et de garantir l’accès des informations à chaque salarié au moins 5 ans après son départ de l’entreprise.
Notre solution de dématérialisation des documents RH et des bulletins de salaires permettra à vos responsables RH de gagner du temps et de l’espace. Elle vous apportera une réponse adaptée aux exigences de conformité en proposant à chaque salarié un coffre-fort numérique personnel ainsi qu’un coffre-fort numérique d’entreprise.
Si vous confiez la gestion de la paie et de la distribution des bulletins de salaires à votre cabinet comptable, vous pouvez créer un compte pour ce dernier afin de lui donner la possibilité de gérer la dématérialisation de vos bulletins de salaires.
Vous souhaitez aller plus loin et créer un plan de classement de tous vos documents et automatiser l'ensemble de vos process administratifs
Votre entreprise dispose d’une documentation importante et de process bien définis. Vous souhaitez dynamiser et sécuriser les échanges d’informations au sein de votre organisation en passant au numérique pour vous concentrer sur la production à forte valeur ajoutée de vos métiers.
Mademat.mc est un service de dématérialisation qui vous permettra de prendre en charge vos documents de leur numérisation à leur exploitation. Classez, partagez, paraphez, signez, envoyez vos documents numériques en quelques clics, économisez le temps de vos collaborateurs et réduisez considérablement les frais d’impression et d’envoi de votre organisation.