Legal Opinion relative à notre solution de dématérialisation des bulletins de paies
Actis a sollicité la Société d’avocats Caprioli & Associés afin de réaliser une Legal Opinion attestant de la conformité du processus de dématérialisation des bulletins de paie d’Actis sur la Principauté de Monaco avec les exigences de l’arrêté ministériel n°2019-1088 du 20 décembre 2019 relatif au bulletin de paie électronique.
L’intégrité du bulletin de paie grâce à la signature électronique et au coffre-fort numérique
Les modalités de délivrance des certificats de cachet ou de signature utilisés dans l’offre de dématérialisation des bulletins de paie d’Actis permettent de déterminer les conditions de respect de l’intégrité attendue.
De plus, la procédure de vérification des preuves permet de s’assurer de l’intégrité des bulletins de paie déposés. A ce titre, le service de dématérialisation répond à l’article 3 de l’Arrêté pour ce qui concerne l’intégrité des bulletins de paie.
Une durée de conservation des bulletins de paie garantie par le coffre-fort numérique
Les articles 5 et 6 de l’Arrêté prévoient que le bulletin de paie doit être aisément accessible pour une durée de cinq ans à compter de son émission. Cette accessibilité doit pouvoir être garantie à compter de son émission.
Les documents intégrés dans les Coffre-fort numérique (CFEC) par l’utilisateur sont conservés pour une durée minimale de 50 ans à compter de leur dépôt, afin de couvrir l’ensemble des obligations légales pouvant être appliquées aux documents concernés.
L’utilisateur, en fonction de son profil, peut avoir le droit de supprimer des documents et dans ce cas la durée du document sera limitée à celle choisie par l’utilisateur. La capacité de stockage de chaque CFEC est de 5 go et l’utilisateur peut donc intégrer les éléments souhaités dans son coffre jusqu’à cette taille
Une communication sécurisée et privée garantie grâce au coffre-fort numérique
L’article 4 de l’Arrêté prévoit une communication privée et sécurisée du salarié à son bulletin de paie.
Conformément à l’article 4 de l’Arrêté, les obligations contractuelles mises à la charge de l’utilisateur pour conserver secret le mot de passe qu’il aura choisi couplées aux spécificités du CFEC permettent de démontrer la conformité du Service en termes de contrôle d’accès.
ACTIS prévoit donc le chiffrement des flux contenant les bulletins de paie au moment de
leur dépôt de chaque CFEC, individualisé.
De plus, MonacoDatacenter le DataCenter hébergeant la solution est certifié ISO 27001, ce
qui induit un haut degré de sécurité pour les CFEC hébergés.
Il est également possible de bénéficier d’un coffre-fort numérique Actis hébergé dans le Cloud souverain monégasque, Monaco-Cloud, également certifié ISO 27001.
Une disponibilité des bulletins de paie assurée grâce à l’hébergement certifié ISO27001 de la solution
La maintenance des éléments du data center est faite sans interruption de service. Le MonacoDATACENTER garanti 99.997% de disponibilité. Depuis l’ouverture du service en 2013 nous assurons 100% de disponibilité de notre datacenter.
Supervision et maintenance 24/7 du datacenter
- Contrôles à distance et sur site permanents
- Maintenance préventive sur les composantes du Monaco DATACENTER
- Maintenances réalisées par nos techniciens et ingénieurs certifiés