Coffre-fort numérique

Coffre-Fort Numérique

Actis propose le seul coffre-fort électronique communicant à valeur probante en principauté de Monaco. Notre partenaire, Cecurity.com a été la seule société à obtenir le label CNIL coffre-fort numérique. Le coffre-fort numérique est utilisé par la CCIN.

Une solution à la hauteur de vos défis numériques​

Archivage à valeur probante
Archivage à valeur probante
Archivez vos factures dans le coffre fort numérique
Dépôt manuel ou automatisé
Coffre-fort électronique personnel
Coffre-fort personnel à chaque utilisateur
coffre zero Knowledge
Hébergement privé sécurisé à Monaco

La société Actis (Groupe telis) propose depuis 2008 en partenariat avec la société Cecurity.com un coffre-fort numérique à valeur probatoire en principauté de Monaco. Cette solution adaptée aux défis de la transformation numérique permet d’archiver vos données sensibles en toute simplicité au format numérique. Elle garantit l’intégrité et la sécurité à long terme de vos factures, contrats, bulletins de salaire, brevets, propriété intellectuelle, documents confidentiels…

Adaptable à vos besoins métiers et facile d'utilisation

D’un simple coffre-fort à une salle des coffres, la scalabilité disponible dans le coffre-fort numérique vous assure la mise en place d’une sécurité des données adaptées à votre utilisation.

Quel que soit le terminal (PC, tablette, smartphone), consultez simplement les documents archivés dans vos coffres-forts numériques grâce à notre interface web responsive personnalisable.

Traçabilité, confidentialité, portabilité​

Sécurité

L’authenticité des archives est garantie par horodatage et scellement

La confidentialité est garantie par contrôle d’accès et authentification forte

La sécurité des archives numériques est renforcée par le chiffrement des échanges, des fichiers et des données selon le décret n°2018-418 du 30 mai 2018 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique.

Intégrité

Une preuve de dépôt contenant un horodatage du dépôt, une empreinte numérique du fichier, ainsi qu’une signature numérique du déposant est apposée aux archives lors du dépôt.

Les actions sur le coffre-fort sont tracées dans le journal d’évènements.

Le scellement des archives et le chaînage du journal garantit leur inaltérabilité

Pérennité

La réplication et la redondance garantit la conservation des archives.

Les archives et leurs empreintes sont régulièrement contrôlées.

Lisibilité dans le temps garantie par l’utilisation de formats d’archivage pérennes (PDF/A)
La solution de coffre-fort numérique proposée par Actis est un archivage à valeur probante ce qui lui confère trois avantages essentiels pour toutes les entreprises : la production de preuves en cas de litige, la conformité à l’archivage pour les contrôles fiscaux et sociaux et enfin la protection du patrimoine de l’entreprise.

Les usages du coffre-fort numérique

  • Dématérialisation des Factures

  • Dématérialisation des documents R.H.

  • Dématérialisation de documents confidentiels

Comment ça fonctionne ?

Acquisition sécurisée de vos factures fournisseurs​

Donnez la possibilité à un fournisseur de déposer vos factures dans le coffre-fort numérique de votre entreprise.

Archivage de vos factures au format numérique​

Votre comptable ou votre service comptabilité, archive vos factures dans votre coffre-fort numérique.

Distribution de vos factures clients​

Vous mettez à disposition de vos clients un coffre-fort numérique personnel dans lequel vous déposez les factures qui leur sont destinées. Ils reçoivent une notification de dépôt par e-mail.

Dépôt de factures en masse​

Grâce au connecteur Actis, exportez et déposez en quelques clics toutes vos factures sur votre coffre-fort numérique et celui de vos clients en toute sécurité.

Avantages immédiats pour l'entreprise​

  • Réduction des coûts
    Jusqu'à 50% moins cher que le traitement classique d'envoi et d'archivage papier.
  • Gain de temps
    Toutes vos documents envoyés en quelques clics en toute sécurité.
  • Livraison maîtrisée
    Les livraisons des factures sont prouvées par le journal de dépôt.
  • Accompagnement inclus
    Nous vous accompagnons tout au long du déroulement du projet.
  • Sécurité et confidentialité accrues
    Les fichiers sont accessibles seulement par les personnes concernées.
  • Technologie écologique
    Diminuez l'empreinte carbone de votre entreprise en choisissant Actis.
  • Garantie de conformité
    Veille réglementaires de nos équipes pour s’adapter à la réglementation monégasque.
  • Support et maintenance inclus
    La maintenance du matériel et les évolutions de la solution sont inclus dans nos tarifs.

Comment ça fonctionne ?​

Bulletins de salaire​

Distribuez et archivez les bulletins de salaire de vos salariés au format numérique en toute confidentialité.

Contrats de travail

Distribuez et archivez les contrats de travail et les pièces justificatives de vos salariés au format numérique en toute sécurité.

Dépôt de documents confidentiels​

Déposez tous les documents confidentiels de vos salariés en sécurité dans leur coffre-fort numérique personnel.

Coffre-fort de l'employeur​

Le coffre fort de l’employeur permet de stocker et d’archiver tous les documents sensibles de l’entreprise avec une valeur probatoire. Maîtrisez la confidentialité de l’information dans l’entreprise

Coffre-fort du salarié​

Le coffre fort personnel du salarié lui permet de conserver tous ses bulletins de salaire, contrat de travail et documents personnels liés à l’entreprise même après son départ. Il est le seul à disposer d’un accès total à son coffre.

Avantages immédiats pour l'entreprise​

  • Réduction des coûts
    Jusqu'à 50% moins cher que le traitement classique d'envoi et d'archivage papier.
  • Gain de temps
    Toutes vos factures envoyées en quelques clics en toute sécurité.
  • Livraison maîtrisée
    Les livraisons des documents sont prouvées par le journal de dépôt.
  • Accompagnement inclus
    Nous vous accompagnons tout au long du déroulement du projet.
  • Sécurité et confidentialité accrues
    Les fichiers sont accessibles seulement par les personnes concernées.
  • Technologie écologique
    Diminuez l'empreinte carbone de votre entreprise en choisissant Actis.
  • Garantie de conformité
    Veille réglementaires de nos équipes pour s’adapter à la réglementation monégasque.
  • Support et maintenance inclus
    La maintenance du matériel et les évolutions de la solution sont inclus dans nos tarifs.

Protégez vos documents confidentiels​

Chiffrage des documents

Les documents sont automatiquement chiffrés lors du dépôt dans le coffre-fort.

Maîtrise de la distribution

Publiez vos documents uniquement sur le coffre-fort numérique des collaborateurs ou clients concernés.

Conformité certifiée

Assurez la conformité du document grâce au journal de dépôt et à l'empreinte numérique.

Flexibilité et accessibilité​

L’offre CFEC propose différents modules offrant une grande flexibilité pour s’adapter à vos besoins. D’un simple coffre-fort à une salle des coffres, la scalabilité disponible dans le CFEC vous assure la mise en place d’une sécurité des données adaptées. Avec le connecteur Actis, automatisez l’acquisition de documents à archiver dans le CFEC. Quel que soit le terminal (PC, tablette, smartphone), consultez simplement les documents archivés avec le module CecurWeb.

Un partenaire de confiance pour l'archivage de vos données

Ceurity.com : coffre-fort Numérique

Cecurity.com est un éditeur de logiciels et de solutions en mode SaaS, traitant de façon sécurisée des flux de documents numériques et/ou papier tout en assurant leur conformité grâce à leur archivage à valeur probante. Ses offres de dématérialisation garantissent aux fournisseurs de services en ligne et aux organisations, des solutions de conservation pour préserver leurs données.

Le groupe fournit des solutions complètes allant de la prise en charge des flux hybrides jusqu’à leur conservation dans des coffres-forts numériques ou des solutions d’archivage électronique.

Cecurity.com, c’est l’assurance de la traçabilité, de l’intégrité et de la confidentialité des données.
L’expertise du groupe se distingue par ses certifications et labels inégalés à ce jour garantissant la préservation des données : Avis juridique du cabinet Caprioli&associés, Label CNIL, AFNOR Certification – NF Logiciel, ANSSI – CSPN, FNTC – Label CFE, Label France Cybersecurity

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Dématérialsez et sécurisez vos archives et documents sensibles






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