La GED au service des Ressources Humaines
la GED en ligne Mademat.mc offre des solutions simples pour faciliter le suivi et la productivité des tâches récurrentes des métiers des Ressources Humaines. Procédures d’entrées et sorties des salariés, récupération des documents, gestion des absences, pilotage des actions de conformité…
Quelles sont les tâches RH qui peuvent être facilitées avec la GED ?
- Entrée et sortie des salariés
- Suivi des actions de conformité
- Gestion des absences et arrêts maladie
- Suivi des dossiers salariés
- Récupération de documents à fournir par les salariés
- Circuits de validation documentaire
- Gestion des périodes d'essais et contrats d'intérims
Pourquoi utiliser la GED pour la dématérialisation de ces process RH ?
La solution de GED s'adapte à votre fonctionnement
Le module workflow de la GED Mademat.mc permet de configurer dans l’outil le cycle de vie des documents sur mesure mais également de construire des formulaires pour se conformer aux maximum aux spécificités métier de chaque organisation.
Trouver les documents et informations en un clin d'oeil
La GED propose un plan de classement des documents spécialement adapté au fonctionnement de chaque organisation. La fonction Autoclass de Mademat permet de ranger automatiquement les documents lors de leur dépot en GED.
De plus, le module indexation de Mademat.mc permet d’effectuer des recherches sur les titres, le contenu et les méta données des documents intégrés en GED. Il suffit donc de quelques clics pour retrouver un document.
Automatiser les rappel et alertes pour ne plus perdre de temps
il est possible de configurer des alertes et des rappels pour un utilisateur, un collaborateur ou les membres d’une équipe sur les tâches répétitives ou les deadlines sensibles.
Mademat.mc sécurise les workflows par la gouvernance et la traçabilité
Maitriser la confidentialité et la validité de vos documents et de leur informations sensible devient simple avec la GED. Elle garde la trace de chaque action réalisée par les utilisateurs sur vos documents : visualisation, mise à jour, validation, supression… Un versioning des documents est disponible pour revenir facilement en arrière en cas d’erreur.
Hébergement, support et accompagnement en Principauté de Monaco
Mademat.mc bénéficie d’un hébergement au sein de Monacodatacenter, 1er Green datacenter certifié ISO 27001 et HDS de la Principauté. Il garanti à Mademat.mc un haut niveau de sécurité et de disponibilité.
Comment Actis aide ses clients à dématérialiser leurs process RH avec la GED ?
Nous apportons un accompagnement personnalisé au travers d’un audit, d’un accompagnement à la configuration de votre GED et de formations pour vos utilisateurs. Au travers de ces actions nous vous aidons à retranscrire en GED les méthodologies de travail et les cycle de vie documentaires de votre organisation.
De plus nous pouvons réaliser pour vous, en option, un guide utilisateur personnalisé pour votre instance de GED. Ce guide vous permettra de toujours avoir un document de support à disposition.
Comment se passe l'intégration de la GED Mademat.mc?
Les prérequis de votre dématérialisation
- Nombre de collaborateurs RH qui seront utilisateurs de la GED
- Description des Process RH à intégrer
- Un point sur vos problématiques métiers sur le pôle RH
- Si possible, un exemple des documents à intégrer
Lancement du projet
Le projet démarrera par un audit de vos process documentaires RH avec les collaborateurs clé du projet. A la suite de cet Audit, nous proposons un point de restitution pour valider avec le client le cadre définitif du projet.
Configuration de votre solution de GED personnalisée
La mise à disposition de l’espace et des comptes Mademat.mc est réalisé dans les semaines suivantes. La configuration des process RH de l’organisation est réalisée pas à pas et validée avec les collaborateurs clé du projet.
Livraison de l'environnement et recette
Une fois l’ensemble des configurations réalisées et validées, l’ensemble des comptes utilisateurs sont ouverts. Un rapport de recette comprenant l’ensemble des livrables est remis au client.
Formation de vos équipes à l'environnement Mademat.mc
Une formation des utilisateurs est réalisée dès la fin de l’intégration de l’ensemble des process RH pour accompagner la prise en main de Mademat.mc par les équipes Docaposte et support Actis.
Une formation complémentaire est planifiée quelques mois après la prise en main de Mademat.mc afin répondre aux questions qui pourraient survenir après une utilisation plus régulière. Elle permet de valider l’adoption de la solution.
Support utilisateurs et suivi
Dès la livraison des comptes utilisateurs, le support Actis se tient à votre disposition pour répondre à vos questions via l’adresse mail communiquée à contractualisation. Notre service commercial se tiendra également à votre disposition si vous souhaitez faire évoluer votre contrat.
Pourquoi choisir Mademat.mc plutôt qu'une autre GED ?
- Accessibilité du service 24/7/365 via le web
- Hébergement des données en Principauté de Monaco
- Faible investissement et mise en route rapide du service
- L'expertise du leader Européen Docaposte, le service de proximité Actis
- Support local Actis en contact direct avec l'editeur Docaposte
- Evolution continue de la solution
